Siempre habíamos trabajado con carpetas y escaneábamos los documentos, el problema consistía en tenerlos relacionados.
Gracias a la incorporación de un colaborador, que distribuye eDOCS DM by OpenText, empezamos a utilizar el producto.
¿Cómo empezamos?
En primer lugar, definimos que tipos de documentos son utilizados por cada uno de los departamentos de nuestra organización y al mismo tiempo que datos eran necesarios para su clasificación e indexación.
- Administración
- Comercial
- Producción
Y empezamos a desarrollar una estructura que incluían los elementos.
En Administración:
- Escrituras
- Impuestos
- Nóminas
- Contratos
- Etc.
En Comercial:
- Presentaciones
- Analíticas
- Acciónes a realizar
- Etc.
En Producción:
- Clientes
- Potenciales
- Referencias
- Etc.
A partir de aquí, fuimos abriendo carpetas y automáticamente según los temas y etiquetas va generando índices que facilitan su rápida obtención.
Complementado con nuestro CRM, nos permite tener toda la documentación de nuestra empresa de un modo fácilmente comunicado y accesible.